Una experiencia de integración: Abox-ECM y Bizagi BPM Suite

Bizagi BPM Suite es una herramienta freeware de BPM basada en una plataforma denominada Bizagi BPM Suite (www.bizagi.com) compuesta por 3 herramientas:

• Bizagi Modeler
• Bizagi Studio
• Bizagi Engine

Desde diseño y modelamiento hasta automatización e implementación, Bizagi Suite apoya el ciclo de vida completo de BPM haciendo que el mejoramiento continuo sea una realidad.

BIZAGI MODELER:

Permite diseñar mapas de procesos

Reconocido por muchos como el ambiente de modelamiento BPMN más potente del mercado, Bizagi Modeler permite a los expertos en negocios diseñar, documentar y evolucionar su modelo de proceso con total confianza. El intuitivo sistema “drag and drop”, las actualizaciones libres de código y las herramientas de generación automática de documentos hacen de esta una experiencia amigable, incluso sin conocimientos técnicos.

BIZAGI STUDIO:

Permite construir aplicaciones de procesos

Gracias a la filosofía de “modelamiento antes que programación” de Bizagi Studio, los expertos en negocios cuentan con todo lo necesario para transformar modelos de proceso en aplicaciones y workflows reales y ejecutables. Desde la definición del modelo de datos y la interfaz de usuario hasta la integración de recursos de TI, el asistente integrado de Bizagi facilita el trabajo en cada paso.

BIZAGI ENGINE:

Permite ejecutar Bizagi en toda la empresa

Con versiones desplegables en JEE o .NET para adaptarse a cualquier arquitectura existente, Bizagi Engine ejecuta y controla los procesos de negocio automatizados con Bizagi Studio. El enfoque “actualice una vez y cambie en todas partes” optimiza la carga de trabajo de toda la cadena de valor, reduciendo tiempo y costos. El portal multi-lenguaje de Bizagi permite visualizar fácilmente las actividades pendientes, mientras que los KPIs proporcionan control total sobre el rendimiento del proceso.

Los puntos fuertes de la suite de Bizagi son su usabilidad para el diseño e implementación de workflows, su elevada capacidad de integración con otros aplicativos de la empresa, su potencial de movilidad funcionando sobre cualquier dispositivo moderno, así como el uso de estándares que facilita su mantenimiento y crecimiento dentro de las empresas.

ECM ABOX by ADAPTING:

abox es una solución de gestión documental profesional que captura, almacena, procesa y distribuye información empresarial no estructurada (documentos). Permite gestionar correspondencia, organizar la documentación empresarial, optimizar procesos internos y gestionar virtualmente el archivo físico.

Como puntos fuertes en comparación con la competencia mencionamos:

• Se combinan radicados físicos y electrónicos en un expediente “híbrido”.
• Se cumplen buenas prácticas y normativa internacional y nacional en gestión documental y archivística.
• Gestiona todo el ciclo de vida del documento.
• Solución modular y escalable, existen modelos para ir avanzando en la implantación progresiva de un programa de Oficina Cero Papel.
• Capacidad de administración (panel) y personalización.
• Dispone de mecanismos de workflow, migración masiva e integración mediante API con otros aplicativos empresariales.
• Cumplir la legislación  y/o  requisitos calidad (ISO)
• Mejorar la gestión de la información y conocimiento
• Automatizar procesos
• Controlar la ejecución de tareas
• Reducir costes
• Beneficios medioambientales

¿Por qué implantar abox?

Cumplimiento legal de abox:

Basada en normas internacionales de gestión documental y archivística:

• ISO-15489 parte 1 y 2. Modular Requirements for Records Systems.
• ISO-16175 parte 1 y 2. Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments / Guidelines and functional requirements for digital records management systems
• Moreq 2010. Modular Requirements for Records Systems v.1.1.; DLM Forum Foundation (www.moreq.edu).
• ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
• Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación, Colombia
• ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Modelos de abox:

La plataforma abox ECM se comercializa en 4 modelos y una opción en cloud. Los modelos se ajustan a necesidades crecientes de las empresas en suS políticas de gestión documental y programa Cero Papel:

• abox-document Entry: La solución profesional más rápida para su correspondencia física y electrónica, 100% web:
• abox-document Plus:  La solución profesional para gestionar sus procesos de negocio mediante expedientes virtuales.
• abox-document Archive: La solución profesional para gestionar sus documentos físicos y electrónicos conforme a legislación archivística.
• abox-document Elite: La solución de gestión documental para empresas medianas y grandes con workflow e integración de aplicaciones.
• Abox Cloud:  Para llevar su gestión documental profesional, sin instalaciones, 100% web, totalmente alojado en la nube.

Experiencia de integración BPM Bizagi y ECM abox:

En el marco de un esfuerzo conjunto en I+D+i, las empresas Bizagi Colombia, SoftyDi Ltda. y Adapting América, cuyos laboratorios de desarrollo se ubican en Colombia, realizamos en Bogotá (Colombia) la experiencia de integrar Bizagi con abox, para demostrar a los clientes potenciales de ambas compañías los beneficios que una integración de ambas plataformas puede aportar.

Proceso de legalización de gastos de viaje (viáticos):

Como ejemplo tomamos un proceso genérico de legalización de gastos de viaje (viáticos) y generamos los siguientes insumos:

• Modelo del proceso de Viáticos en BPMN (Bizagi)
• Identificación de tipos documentales del expediente de Viáticos
• Identificación de metadatos del proceso a almacenar en el expediente de ABOX
• Identificación de estados del trámite del expediente y documentos
• Especificación de funciones de integración en la API de ABOX
• Identificación de acciones de integración entre Bizagi y Abox

Una vez especificados los requisitos, los técnicos de Bizagi y Abox realizaron las conexiones oportunas entre ambas plataformas, lográndose un resultado operativo en menos de 48 horas.

Flujo integrado Bizagi-Abox:

El proceso integrado consta ahora de dos fases con sus correspondientes etapas determinadas en el workflow de cada tipología documental:

1. Trámite de los viáticos en Bizagi.

1.1.    Solicitud de anticipo

1.2.    Solicitud de reintegro

1.3.    Trámite de cambio de divisas (opcional)

2. Consulta de los expedientes generados por Bizagi en Abox

2.1.    Los expedientes son creados en la carpeta de Subserie Viáticos, dentro de la dependencia RRHH

2.2.    El potente buscador de abox permite encontrar los expedientes y los documentos generados de forma muy sencilla.

3. Cierre y archivado de los expedientes en abox.

3.1.    Una vez finalizado el trámite en Bizagi, los expedientes pueden cerrarse en abox y posteriomente ser pasados al estado de Archivado.

3.2.    La gestión del archivo, tiempos de retención, disposición final, etc ya pueden realizarse directamente en abox.

4. Correspondencia en abox y retorno a Bizagi

4.1.    Como paso final para cerrar el bucle de gestión, la correspondencia recibida en abox que tenga que ver con el proceso de Viáticos, debe ser transferida para su trámite a Bizagi. Solamente aquéllos documentos que tengan un origen externo o que sean suministrados por usuarios que no tengan acceso directo al BPM.

4.2.    Para ello, la persona encargada del Dpto de RRHH recibirá ciertos documentos, los clasificará en el expediente correspondiente (que ya deberá haber sido creado desde Bizagi) y enviará una notificación al responsable del proceso para lanzar el flujo desde Bizagi, tomando automáticamente el link al documento de abox.

4.3.    El proceso inicia de nuevo en el paso 1.

A nivel de usuarios, Bizagi únicamente requiere un usuario licenciado en abox para realizar la integración. Los usuarios activos en Bizagi son normalmente pasivos en Abox, siendo este tipo de usuarios gratuitos en el SGEDA hasta un determinado umbral. Al contrario, ciertos usuarios con un rol de Ventanilla o Archivo en abox no requerirán una licencia en Bizagi, al no encargarse directamente del proceso de Viáticos.

Ventajas de la integración:

Lo que nos muestra este tipo de integraciones es que sumando lo mejor del mundo del BPM y de un SGEDA obtenemos un resultado que es muy superior a cualquier proyecto de ampliación de una solución individual o un desarrollo a la medida.

Si tenemos en cuenta que las tareas técnicas de integración se pudieron ejecutar en 48 horas y que los resultados estaban listos para mostrar al cliente en menos de 1 semana, podemos comprender la importancia de esta experiencia para ambas compañías.

Recordemos para finalizar los beneficios que puede obtener un cliente con esta integración:

1. Obtiene todas las prestaciones de un BPM de alta gama
2. Consigue las capacidades de un SGEDA, cumpliendo además con la legalidad vigente en materia de Gestión Documental y Archivística.
3. Se logran resultados funcionales en un tiempo record, especialmente si lo comparamos con soluciones parciales o soluciones a medida.
4. Se reducen costos al disponerse de una API basada en estándares (SOAP) que permite cualquier tipo de integración.
5. Se optimiza la inversión en licencias al poderse repartir el trabajo entre Bizagi y Abox, según el rol de cada usuario en la organización.