EXPEDIENTE ÚNICO EN APLICACIONES EMPRESARIALES
El expediente o carpeta única electrónica es un concepto muy extendido, sobre todo, en lo que se refiere a la gestión centralizada de documentos con fines públicos: la carpeta ciudadana, para el intercambio de datos del usuario con las administraciones, o la historia clínica electrónica para la gestión centralizada de pacientes.
Pero también es muy relevante en otras aplicaciones empresariales, como la carpeta única del cliente en el sector bancario y seguros, la carpeta única del asociado en el sector asociativo, la carpeta única del empleado en recursos humanos, la carpeta única del proveedor en el área de aprovisionamiento, etc.
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Lo del expediente único se da con las Tablas de Retención Documental. Tanto en físico como en digital. No hay diferencia. Es lo ideal, pero en la práctica es otra cosa pues las personas no se acostumbran a creer en algo sin «respaldo».
Efectivamente, existen todavía reticencias al uso extendido del expediente electrónico como sustituto de la carpeta física. Sin embargo, aquí no decimos que el expediente tenga que ser 100% digital, sino híbrido, es decir, que lo que se reciba en digital se almacene el digital y lo que se reciba en físico, se digitalice y se almacene también en digital y físico. Al final, el expediente híbrido será el que contenga el 100% de la información, mientras que la carpeta física solamente contendrá una parte de la información. Con la llegada de la pandemia se ha entendido mucho mejor la necesidad de trabajar con documentación electrónica y que un SGDEA puede permitir la continuidad de las labores de cualquier entidad.