Fondecor inicia su Oficina Cero Papel con abox ECM
El Fondo de Empleados del Cerrejón (Fondecor) fue fundado en 1983. En el año 2005, fue el primer Fondo de Empleados del país en recibir del Icontec la certificación de calidad ISO 9001:2000.
Actualmente cuenta con más de 4.300 asociados, empleados y exempleados de la empresa Carbones del Cerrejón Limited, ubicada en el municipio de Albania, Departamento de la Guajira.
Fondecor ofrece servicios de crédito, seguros y depósitos a interés en sus siete oficinas de atención presentes en Puerto Bolívar, Riohacha, San Juan, La Mina, Barranquilla, Bogotá y Valledupar.
El Proyecto….
FONDECOR es uno de los fondos de empleados más innovadores de Colombia. Desde el año 2012 se viene trabajando en el ámbito de la gestión documental para reducir progresivamente la carga del papel en los procesos.
El nuevo proyecto iniciado en 2015 tuvo como objetivo la implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo que abarcó los siguientes procesos en su primera fase:
- Correspondencia
- Gestión del expediente único del asociado
- Gestión de expedientes de servicios/ productos
- Trámite electrónico de comprobantes de pago.
La Solución….
Abox ECM ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacción de los asociados de Fondecor.
ABOX se puso en marcha con los siguientes módulos:
- Módulo de Correspondencia:
- 2 ventanillas automatizadas en Barranquilla y La Mina.
- Registro de entradas y salidas oficiales.
- Digitalización y OCR masivo y automático.
- Distribución electrónica a las oficinas.
- Planillas de reparto interno y externos.
- Reportes de correspondencia.
- Módulo de Gestión de Asociados:
- Flujo del estado del asociado: pendiente, activo, inactivo, suspendido y retirado.
- Serie documental del asociado con todos sus documentos esperados.
- Carga del histórico de asociados (más de 8.500 registros).
- Reportes de asociados.
- Módulo de Productos:
- Expediente de aprobación de créditos.
- Expediente de aprobación de servicios.
- Expediente de ahorros.
- Reporte de ventas.
- Módulo de Contabilidad:
- Workflow de revisión y aprobación de comprobantes contables.
- Integración por impresora virtual: Abox Hotprinter.
- Vinculación automática con los expedientes de asociados.
Se estima en más de 2.000 el número de documentos radicados y 10.000 el número de transacciones realizadas por mes.
La herramienta emplea a más 30 usuarios activos, y más de 60 usuarios internos de consulta.
La aplicación emplea un servidor de aplicación y base de datos, con un motor de Sql Server y un repositorio de archivos, todo ello bajo muy estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.
El resultado….
Ser capaz de integrar en una sola plataforma de tecnología 100% web los procesos más consumidores de papel y más difíciles de gestionar electrónicamente en Fondecor.
Ofrecer un acceso integral y seguro a toda la documentación de la Cooperativa, radicada en cualquiera de sus sedes, desde un sencillo navegador, sin necesidad de instalar componentes adicionales.
Integración en tiempo real de todos los procesos de aprobación, para permitir su control y trazabilidad desde cualquier lugar y cualquier hora.
En consecuencia, se trata de un primer paso muy importante para la transformación tecnológica del Fondo, reduciendo el uso del papel y gestionando más eficientemente sus procesos.
Los nuevos flujos de trabajo han mejorado la productividad de la empresa y han reducido el uso del papel en la compañía (se ha establecido el objetivo de reducción en un 50% para los primero 18 meses de actividad).
Todo ello ha contribuido a mejorar la percepción del Fondo entre los asociados (p.ej. los documentos que ya se tienen, ya no se piden de nuevo al asociado) y obviamente se han logrado ahorros en costos de transporte y mensajería, así como la evitación de errores y necesidad de supervisión física de los procesos.
La Conclusión….
Con este proyecto Fondecor logra pasar al mundo electrónico los procesos documentales más críticos en un tiempo record y con unos resultados funcionales y de usabilidad excelentes.
Las nuevas tecnologías empleadas ofrecen al cliente un nuevo marco de trabajo más flexible y usable, que permitirán un aumento considerable de competitividad de la organización de cara al futuro.
Algunas de las deficiencias corregidas estaban afectando a los procesos internos de la organización y provocaban ineficiencias, “islas” de información, desconexión entre dependencias y falta de control.
- No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de los distintos procesos. Tampoco se estaba centralizando toda la información entrante en un solo punto, accesible ahora vía web.
- Se implementó el concepto de Expediente Único de Asociado, lo que favorece la consulta y la reutilización de documentación disponible.
3 No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos trámites y conocer los tiempos medios en los que estos se estaban ejecutando.
- La consulta de documentos y la obtención de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consumía muchos recursos internos, que ahora se podrán dedicar a tareas más productivas.
- Se invertían excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que con las nuevas tecnologías se reducirá de forma sustancial, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazo.
Para una siguiente fase de implementación del Cero Papel se han previsto mejorar otros procesos:
- Integración directa entre los sistemas contables y el gestor documental.
- Incorporación de otros procesos documentales en el repositorio, como procedimientos y registros de Calidad.
- Mejora en la gestión electrónica del almacén documental, préstamos y control de retenciones y disposiciones finales.
