Existe una escuela de archivística y gestión documental, comités de normalización, normas nacionales e internacionales (ISO, CEN, AENOR, etc), requisitos funcionales para sistemas de información (Moreq, ICA, DoD 5015, etc) que nos instryen en el buen manejo de la información y los archivos.

Las normas de la familia ISO 30301 permiten la implantación de un modelo normalizado de sistema de gestión para los documentos en cualquier tipo de organización. Cumplir con requisitos legales, optimizar procesos y recursos, o facilitar la creación y control de documentos fiables, auténticos, íntegros y usables son sólo algunas de las ventajas de la gestión del archivo electrónico con SGDEA.

Un SGDEA es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo suele estar integrado, aunque debidamente diferenciado, de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), este último se ocupa  de gestionar los documentos electrónicos en su sentido más amplio, que no necesariamente son de archivo, aunque podrían llegar a serlo.

Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los SGDEA garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Pero no todo es tecnología: las entidades deben establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos de archivo que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y de rendición de cuentas.

En estas políticas se definirá el modelo de gestión, las características del sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las políticas y la normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización y correcta gestión y conservación de los documentos electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental (TRD).

Los proyectos de archivo electrónico se centran en la clasificación, salvaguarda y preservación de las evidencias documentales (records), por lo que su enfoque no es hacia una gestión de procesos corporativos en general, sino hacia la implantación de un sistema de gestión documental profesional.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo debe proporcionar funcionalidades para cubrir los siguientes procesos típicos de gestión:

• Planeación y Valoración de documentos
• Producción documental y normalización de formatos
• Recepción, direccionamiento y organización (registro oficial)
• Distribución de documentos a competentes
• Clasificación de documentos por expedientes genéricos.
• Consulta de documentos, incluyendo búsqueda y recuperación
• Retención de documentos en archivo
• Transferencia y Disposición final
• Preservación a largo plazo
• Seguimiento a la Gestión Documental e indicadores.