GESTIÓN DOCUMENTAL (CORE)

EL NÚCLEO DEL SISTEMA ABOX ECM

Ahorra papel y espacio de almacenamiento

Encuentra tus documentos rápidamente

Unifica tus documentos en un repositorio central 100% web

Gestiona cualquier tipo de formato, físico o electrónico

Clasifica los documentos según buenas prácticas internacionales

Auditoría total de acciones

Paquete de registro oficial de entrada y salida (correspondencia)

Impresión de etiquetas con códigos de barras + importación por lotes

OPCIONAL: ABOXSIGNER - PAQUETE DE FIRMAS ELECTRÓNICAS

FUNCIONALIDADES

  • gestión de usuarios (usuarios activos y pasivos) y organizaciones
  • gestión de roles de usuarios y agrupaciones
  • gestión de permisos de acceso a carpetas y a documentos, control de visibilidad y edición de metadatos
  • configuración gráfica del sitio web y gestor de enlaces personalizados
  • potente buscador de documentos (simple y avanzado), incluye búsqueda en anexos
  • múltiples anexos en la ficha de detalles del documento
  • visor online para múltiples formatos (pdf, pdf/a, office, tiff, jpeg, png, emails, audios y vídeos) y edición de metadatos en paralelo
  • gestión de versiones (numeración posible) y bloqueo de documentos
  • posibilidad de relacionar documentos entre sí
  • etiquetado de documentos mediante un diccionario de palabras clave auto-gestionable
  • workflow básico para documentos de 4 pasos: borrador, pendiente, publicado y archivado
  • gestión flexible de carpetas/ bandejas con posibilidad de automatización por varios criterios
  • gestión de expedientes (documentos organizados en carpetas estructuradas por serie doc.)
  • workflows básicos de radicación, trámite y cierre de expedientes (excluye archivo)
  • gestión de metadatos en todas las entidades del fondo, campos multi-formato, multimedia, referencias, etc.
  • cierre y aseguramiento de carpetas/ bandejas
  • posibilidad de enviar documento por enlace o por PDF a correos electrónicos
  • posibilidad de enlace directo a documentos desde cualquier aplicación interna (navegador)
  • anotaciones, marcas, destacados dentro de archivos PDFs
  • importador masivo desde archivo CSV/Excel (usuarios, organiz., carpetas, exptes., documentos y metadatos)
  • estadísticas de usuarios y documentos
  • historial de acciones en documentos, auditoría de acciones críticas de usuarios (logs)
  • descarga de documentos en ZIPs por fechas y carpetas/ bandejas