Hacia la interoperabilidad en la gestión documental (aunque aún falta)
Cuando te compras una silla estás seguro de que la puedes utilizar con cualquier mesa. Sin embargo, cuando hablamos de sistemas informáticos esto no siempre es así.
En el mundo de la informática se ha soñado con alcanzar la comunicación entre diferentes programas y máquinas de distintos fabricantes. Todos nos hemos encontrado alguna vez con obstáculos a la hora de obtener datos en diferentes entornos o conseguir “influir” en la lógica de otros programas. Para avanzar en esa dirección, se habla del término interoperabilidad. Ampliando el alcance, la interoperabilidad es la capacidad de los diferentes sistemas de compartir datos e intercambiar información y conocimiento entre ellos.
Esta idea, que puede parecer hasta casi romántica, se torna esencial en el ámbito de la administración electrónica. ¿Cómo vamos a poder intercambiar información entre ciudadanos, empresas y administraciones públicas, si no sentamos las bases de cómo hemos de entendernos con los diferentes sistemas y aplicaciones de las Administraciones públicas? Y todo ello debe realizarse de forma segura.
Con la idea de regular y sentar las bases de cómo abordar estos desafíos, se publica el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) junto al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Pero para articular más en concreto el ENI, se van publicando las Normas Técnicas de Interoperabilidad. Éstas abarcan todo el abanico de aspectos concretos a considerar, tales como el documento electrónico, la digitalización, el expediente electrónico, la política de firma, la gestión de documentos electrónicos y algunos más.
Si nos detenemos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico publicada a finales de abril de este año, podemos destacar los siguientes aspectos:
- Se compone de contenido, firma electrónica y metadatos.
- Los ficheros de contenidos se deben ajustar a los formatos establecidos en la norma técnica de interoperabilidad de catálogo de estándares.
- Para el intercambio de documentos electrónicos se definen esquemas xml.
- Se establece un conjunto de metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico, pudiendo ampliar con metadatos complementarios.
Lógicamente, las normas técnicas de interoperabilidad están muy vinculadas entre ellas, al regular aspectos muy concretos de aplicación. Así, por ejemplo, la gestión y conservación de los documentos electrónicos viene regulada por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, todavía no publicada.
Es este punto, el de la falta de una serie de normas técnicas de interoperabilidad (además de la anterior, la del catálogo de estándares, citada arriba y algunas más), lo que nos impide en estos momentos tener claro el dibujo global, por lo que habrá que esperar a que los diferentes agentes involucrados en su redacción (Administraciones públicas, Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Corporaciones Locales a través de la FEMP y Universidades Públicas) concluyan su labor.
