Hacia la Oficina sin Papeles: guía metodológica para Colombia
Artículo técnico:
Hacia la Oficina sin Papeles. Guía metodológica de aplicación de software de gestión documental en Colombia.
Autores: Leonardo Guzmán (SoftyDI Ltda), Rubén Lafuente (Adapting América S.A.S.)
RESUMEN
Los autores de esta guía metodológica pretenden compartir con los lectores del blog la experiencia del IBERODOC (La Oficina sin Papeles) que como proyecto internacional de I+D+i [1] orienta una definición del modelo electrónico de gestión para documentos de archivo, que sin pretender ser exhaustiva ni único, trata de mostrar que existen muchas formas de hacer las cosas y ésta es una metodología basada en la articulación lógica y cumplimiento ortodoxo de las normativas locales e internacionales.
¡No todos los documentos tienen archivalía! No todo se debe guardar y no todo es útil a la administración. Sólo un esquema estructurado conceptualmente permite reconocer con la certeza debida, aquellos documentos que reflejan las competencias funcionales de una organización y son por eso vitales y necesarios para el funcionamiento corporativo y la defensa de sus intereses.
Un documento es “documento” antes de ser “documento de archivo” [2]. No sólo porque allí se testimonie la función, con lo que se obedece al Principio de Procedencia, sino porque es natural a la administración una metamorfosis que registre adiciones y modificaciones que finalmente le dieron forma al documento de archivo. Eso es un “borrador”. Un documento terminado, final; que soporta cambios iterativos por la naturaleza del procedimiento al que se asocia, es un documento de archivo “versionable”. Estos son un par de ejemplos, que entre otros más, y a pesar de lo común del caso, no es posible evidenciar en los actuales instrumentos archivísticos por lo que se requiere una ampliación que considere estas variables en las estructuras de las Tablas de Retención Documental, por ejemplo.
Los documentos se mueven a través de flujos. Los flujos documentales no son otra cosa que la secuencia de generación asociada al procedimiento que los crea o en virtud de los cuales se reciben. Para la archivística esta relación se define como Principio de Orden Original, en donde la acumulación de documentos refleja los hechos tal y como suceden, evidenciando los acontecimientos de una manera natural.
Los documentos viajan por un camino o “canal de comunicación”. Algunos serán físicos; otros vendrán por un buzón de correo electrónico; en otros casos llegarán a través del website corporativo. Pueden ser reportes de bases de datos o sistemas de información u hojas entrando por una máquina de faxes. También podemos utilizar como canal las herramientas ofimáticas para crear los documentos de archivo. La heterogeneidad de los canales nos demuestra que hoy por hoy los expedientes se configuran como expresiones híbridas en donde los diferentes tipos documentales que los integran corresponden a esa multiplicidad de formas que la tecnología permite.
Los flujos de tipos documentales que controlan cada canal de comunicación realizan un circuito de actividad que comienza por una producción o recepción de documentos y se tramitan (con una distribución previa si se requiere) de acuerdo con un procedimiento definido. Cuando el tipo documental cierra su ciclo de actividad, debe “organizarse” archivísticamente en expedientes asociados a las agrupaciones documentales conocidas como series y subseries de documentos. La actividad para los tipos documentales establece un bucle (”loop”) cíclico hasta finalizar el procedimiento que garantiza la resolución del trámite. Completado el trámite y por tanto con un expediente completo, activaremos un flujo para los expedientes documentales.
Mientras que con los tipos regulamos la “reglas de negocio”, con los flujos de expedientes garantizamos las “reglas de archivo” y administramos el ciclo de vida documental, desde la producción o recepción hasta la disposición final.
A pesar de lo mucho que se teoriza acerca de la aplicación de los principios archivísticos en el entorno de los documentos electrónicos, poco es lo que en la práctica se lleva a cabo en las implementaciones que hoy se observan. Muchas organizaciones desarrollan proyectos mal llamados de gestión documental, con una amplia inversión presupuestal, acompañadas de deficientes modelos conceptuales que convierten en el corto plazo ingentes masas de documentos en repositorios digitales con acceso a consulta, sin que esto solucione, sino que por el contrario, agudice el problema de control y administración documental preexistente.
Los resultados de este estudio se concretaron en 5 puntos:
- Protocolo de implantación de un software de gestión documental de tipo EDRMS.
- Matriz de evaluación de software de gestión documental.
- Modelo de flujos documentales genéricos y parametrizables.
- Tabla de Retención Documental ampliada.
- Calculadora de beneficios y retorno de la inversión (ROI).
Los métodos expuestos se han contrastado en casos reales (pilotos) en el marco del proyecto ”Iberodoc”, el cual representa un esfuerzo multidisciplinar para orientar a las empresas y administraciones en la reducción sistemática del uso de papel y aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión empresarial del siglo XXI.
En Bogotá, a 17 de julio de 2012
[1] I+D+i se conoce como un acrónimo que identifica Investigación, Desarrollo e Innovación.
[2] Documento de archivo es la traducción adoptada en este estudio para referirse al término anglosajón “record”, muy difundido entre los profesionales de gestión documental.
