Impacto de la normalización en proyectos de gestión documental
La cada vez más creciente expedición normativa que afecta el campo de los archivos y la gestión técnica de los documentos que los conforman, obliga una especial articulación de disciplinas profesionales que requieren de una acertada planificación para su efectiva puesta en operación. Muchas de las iniciativas nacionales proponen el uso y aplicación de estas regulaciones sin la suficiente articulación técnica y operativa, lo que simplemente conlleva un proyecto sin horizonte definido y altamente riesgoso en la inversión efectuada.
Presentación
La normatividad es vista desde dos ángulos: el eminentemente jurídico, que obliga el cumplimiento y, el más ortodoxo, pero menos riguroso, el de mejores prácticas, que aconsejan la manera de hacer las cosas.
Estos dos ámbitos de aplicación de las normas deben ser consistentes entre sí; articulados de forma singular en un proyecto; y armónicos con los intereses de una iniciativa de aplicación específica.
La emisión de normas de naturaleza obligada debe reconocer en las mejores prácticas su base de construcción, identificando una realidad nacional, regional, o local, para que tenga efectiva aplicación en un entorno o propósito determinado.
Vemos una creciente emisión de normas que complejizan la actividad de gestión documental técnica, con lo que se hace necesario articular de forma consistente y, sobretodo práctica, su aplicación localizada en Colombia, ya que muchas de ellas nacen en entornos europeos, lo que sin duda requiere de una adaptación, más que de una simple traducción. Se observa con preocupación, cómo muchas de las iniciativas nacionales, en sus propósitos de mejorar y optimizar la gestión de documentos, listan como requisito un conjunto de reglas normativas que lejos de aportar, complejizan y desorientan los proyectos, haciéndolos poco entendibles para quienes los desarrollan y también para quienes los proponen.
Este artículo quiere presentar una reflexión objetiva acerca del impacto que la normatividad representa y de lo difícil que resulta el cumplimiento de una relación de normas por fuera de un contexto de planeación en un proyecto de gestión documental.
La explosión de normas
La comunidad y el país están atentos a las muchas iniciativas de normas que se producen a nivel mundial y que afectan o se relacionan con la gestión de documentos. Todas ellas, en el ámbito de aplicación para el que fueron diseñadas, aportan un valioso insumo que permite enriquecer y gestionar de manera eficiente un modelo técnico de administración de documentos. Son tantas las normas, de tan variada naturaleza y aplicación, que bien valdría la pena esquematizar un entorno de uso, en relación directa con los propósitos de un proyecto específico. No todos necesitamos de todo! No todo proyecto requiere de una aplicación exigente del compendio normativo existente. Hay que tener en cuenta que algunos proyectos, por su fase archivística de desarrollo o por cualquier otro motivo, no pueden aplicar postulados normativos que contradigan elementos de orden superior, configurando riesgos jurídicos, por ejemplo: para qué certificar una digitalización de un fondo histórico, si legalmente no se puede eliminar el papel? Una determinada aplicación de normas no se configura a “rajatabla”: Es posible por efectos prácticos que un proyecto requiera digitalización certificada a fondos históricos, no con el objeto de eliminar el soporte físico, sino de generar a partir de ella, copias digitales auténticas y con valor probatorio para propósitos judiciales, por ejemplo.
Lo que intento decir es que el mundo de las normas llegó para quedarse entre nosotros. Es una guía de excelente aplicación para soportar propósitos específicos en proyectos de gestión documental de diversa índole. No obstante, resulta arriesgado -como está sucediendo actualmente-, que todos los proyectos se enfoquen en listar requerimientos normativos sin articulación; sin relación de uso; carentes de esquemas de integración de componentes, lo que traducido representa un complejo sistema de cumplimiento, sin reales funcionalidades prácticas de aplicación.
Propuesta de aplicación
Al pensar en una estrategia de uso y puesta en práctica del conjunto de normas existentes, veo como opción la gradualidad. El principio de aplicación normativo puede verse jerarquizado de lo general a lo particular, en donde cada nivel de uso vaya gradualmente inserto de acuerdo con las necesidades del proyecto, satisfaciendo esquemas funcionales precisos. Este enfoque puede simplificar, a la vez que articular, un amplio conjunto de reglas todas aplicables en un modelo integral de gestión de documentos.
Para tipificar esta propuesta y poner un límite de acción que permita concluir el caso de aplicación, pensemos en un documento que ingresa a través de la Ventanilla Única de Correspondencia y vinculemos algunas de las normas del extenso listado existente.
El documento se radica de acuerdo con la norma ISO 15489 para formalizar una vida “oficial en el sistema”; luego, se registra la información del documento, acudiendo al uso de estándares de metadatos, construidos a partir de la aplicación de ISO 23081; paso siguiente, si el documento está soportado en papel, se digitaliza y muy seguramente podremos aplicar normas de digitalización certificada –solo si el proyecto lo requiere-, con lo que podríamos desmaterializar el documento desde la misma recepción. Ahora que el documento está Radicado, Registrado y Digitalizado, podríamos distribuirlo hacia la oficina competente a través de un workflow basado en el organigrama corporativo y en los perfiles de responsables o productores documentales. Solo hasta aquí (advirtiendo que al documento le falta mucho camino por recorrer), podemos observar una aplicación articulada de normas que se vinculan para lograr propósitos concretos, en momentos específicos del ciclo de vida por el que atraviesa el documento.
Articulemos otro par de complementos, que como ejemplo vinculan normas: Se debe dejar traza de todo lo que se haga en el documento (requisito de Moreq) y pensemos en qué momento cargamos/convertimos (manual o automáticamente) los elementos descriptivos conforme ISAD(G), cumpliendo con el Acuerdo 05 de 2013.
A manera de conclusión
Las normas aportan funcionalidad útil para desarrollar proyectos de gestión de documentos, pero deben ir más allá de un listado de referencia porque cada propósito requerirá un mecanismo de aplicación específico.
Ningún proyecto deberá apartarse del marco normativo, entendiendo que en muchos casos no aplica como copia.
La emisión de normas nacionales carece -en algunos casos- de ejemplos de uso y en otros de contexto para aplicación, y esta falencia disminuye las posibilidades reales de su puesta en práctica.
Leonardo Guzmán. Técnico Profesional en Ingeniería de Sistemas. Jefe de Sistemas y responsable del proyecto tecnológico del Archivo General de la Nación 1992-2004. Desarrollador de la versión a español del software Winisis de UNESCO y consultor en automatización de archivos de la OEA para América Latina. Miembro de la Comisión Ad Hoc del Consejo Internacional de Archivos que evaluó para Colombia la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G). Consultor funcional para el proyecto IBERODOC: la oficina sin papeles. Actualmente se desempeña como asesor en proyectos y planes de automatización integral de gestión de documentos.
