Implicaciones de las tecnologías web y redes sociales para los sistemas de gestión documental

 En una de las reuniones del Comité Técnico de Normalización CTN-50/SC1 de Aenor, del que Adapting es miembro, se nos pidió comentar una reciente norma publicada por la Asociación Americana de Archivistas y que abordaba la convivencia de la gestión documental y las redes sociales. A continuación, nuestros comentarios al respecto.

Cada vez más organizaciones emplean herramientas web, tecnologías colaborativas y redes sociales en su estrategia de negocio. Sólo debemos fijarnos en la cantidad de enlaces a Facebook, Twitter, foros, etc., que se incorporan a la página web de empresas líderes y el uso cada vez más frecuente de herramientas colaborativas entre los empleados y clientes: intranets, extranets, chats, encuestas, wikis, etc.

Sin embargo, si ya antes existían riesgos incluso con las práctica de una gestión documental profesionalizada (entendiendo como tal aquélla guiada por los principios de una gestión vinculada a las normas ISO-15489 y desde este año también ISO-30301), la irrupción de este tipo de tecnologías sociales impondrá todavía mayores retos para el mantenimiento de las buenas prácticas en gestión documental.

ARMA International (La Asociación Americana de Archivistas, asociación sin ánimo de lucro con 11.000 miembros y fundada en 1955) ha editado recientemente una norma sobre las Implicaciones de Tecnologías Colaborativas basadas en Web para la Gestión Documental Profesional (Implications of Web-Based Collaborative Technologies in Records Management- ANSI/ARMA 18-2011).

En esta norma americana, que se va a proponer a ISO como norma internacional, se analiza la aplicación de los principios generalmente aceptados de buenas prácticas en gestión documental y archivos al mundo de las tecnologías colaborativas basadas en la web. En concreto, se analizan los ocho principios de: responsabilidad, integridad, protección, cumplimiento legislativo, disponibilidad, retención, disposición y transparencia.
Para cada uno de estos principios se establecen recomendaciones para un buen uso de las herramientas web, en el contexto de las buenas prácticas en gestión documental.

Un análisis de estas recomendaciones nos lleva a ciertas conclusiones que quizá a algunos les puedan resultar curiosas o cuanto menos novedosas:

• Es necesario poder auditar cualquier actividad de empleados o clientes que se realice en redes sociales o herramientas web colaborativas, en representación de o dirigidas a la organización.
• Se le debería dar la misma importancia y/o tratamiento a cualquier manifestación en este tipo de medios, que a otras manifestaciones internas (documentos o memorandos).
• Este tipo de tecnologías no dejan de ser una extensión de la organización, por lo que estarán sujetas a las mismas normas y obligaciones del resto de información y documentación de la empresa.
• Existe la necesidad de poder buscar y guardar como evidencia cualquier información, documento, imagen o diálogo vertido en estos medios. Se tendrá que poder retener y disponer de estos datos de una forma acorde a las políticas internas correspondientes.

Todos estos requisitos puede que le parezcan lógicos a la persona responsable de archivos; sin embargo, pueden convertirse en una pesadilla para los tecnólogos o responsables de sistemas, puesto que si ya antes era complicado mantener y distribuir la información y los documentos en un sistema tradicional, ¿cómo se va a poder llevar estos mismos requisitos a internet y además con plataformas externas, sobre las que difícilmente se puede tener control (pensemos en portales como Facebook o Twitter)?

¿Cómo podemos preparar nuestro software para lo que se nos viene encima?

Si bien es imposible conseguir un software que cumpla desde el primer día con todos los requisitos, no sólo de gestión documental profesional, sino también respecto a las nuevas implicaciones de los servicios web de colaboración y redes sociales, no hay que desesperar.
Debemos prepararnos para lo que nos espera. En este contexto, algunas recomendaciones:

• No construir la casa por el tejado. Existen aplicaciones 100% web que dicen estar integradas con todas las redes sociales y todas las tecnologías web posibles. ¿Pero realmente permiten realizar una gestión documental profesional y una gestión de los documentos como evidencias?
• Primero las bases, luego la integración. Se requiere un software que le permita gestionar su información conforme a los ocho principios de buenas prácticas mencionados, pero de una forma sistemática e integrada con todos los sistemas y aplicativos de la compañía. A partir de ahí, deberemos tratar de integrarnos con sistemas externos basados en web.
• Empleo de estándares. Busquemos soluciones que nos proporcionen estándares para el manejo y la integración con otras aplicaciones.

abox document es una plataforma de gestión documental y contenidos inspirada en las normas internacionales ISO-15489, ISO-30301 y requisitos funcionales de Moreq2010.

Es 100% web y le permite gestionar contenidos de internet (comentarios, fotos, tweets, hiperenlaces, etc) y tratarla internamente como información de interés para el archivo (evidencias), cumpliendo así con los requisitos de una gestión documental profesional.