FUNCIONES DESTACADAS
En ABOX ECM EL EXPEDIENTE ES EL CENTRO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La mayor parte de las aplicaciones de gestión documental agrupan documentos por carpetas. abox ecm se diferencia de otras plataformas por su potente gestor de expedientes, que permite ejercer un control exhaustivo de cualquier trámite agrupando documentos y tratando el conjunto como unidad documental.
Un expediente electrónico debe almacenar todos los contenidos de un trámite y controlar la manera y el orden en que son cargados a la herramienta.
abox ECM permite realizar una gestión sobre los expedientes, como unidad documental, adicional a la gestión sobre los documentos que en ellos se contienen.
A continuación se muestran algunas prestaciones fundamentales: control de tipos documentales, tratamiento del expediente como unidad documental, visor on-line de contenidos, cierre certificado, workflow, organización jerárquica, opciones de carga y descarga masivas, etc.
- Tipos documentales esperados
- Requisitos previos x tipo documental
- Orden de entrada y número (cardinalidad)
- Tipos documentales libres
- Control automático de progreso del expediente
- Control de tipos documentales existentes o pendientes
- Ficha completa del expediente
- Metadatos exclusivos por serie documental
- Relaciones entre expedientes
- Comentarios y redes sociales
- Workflow del expediente
- Auditoría por expediente
- Totalmente integrado con los documentos en abox
- Sin necesidad de componentes adicionales, incluido en abox ECM sin licencias extra
- Vistas del documento completas y mixtas (modo “Ver y Editar”)
- Galería de documentos (siguiente/ anterior)
- Formatos admitidos: (PDF y PDF/A – TIFF – Office – PNG, JPEG, GIF – EML, MSG (Outlook) y MHT – Multimedia (WAV, MP3, MP4, AVI, …) – ZIPs y otros formatos de archivo
- Los expedientes pueden cerrarse o archivarse, según se defina en su flujo
- Cierre certificado mediante índices cifrados, que detectan cualquier cambio
- Archivado manual o por workflow (el expediente se oculta a los usuarios sin privilegios).
- Independiente de los workflows de los documentos
- Permite vincular los estados del expediente con los del trámite
- Gran cantidad de acciones y guardas, para la automatización integral del expediente y sus contenidos
- Workflow fácil de asignar o reasignar en función de las series documentales.
- Permite crear subcarpetas y subexpedientes dentro del expediente
- Permite drag & drop para transferir documentos dentro del expediente
- Ideal para crear expedientes únicos de personas, empresas, equipos, etc
- Subida de documentos por drag & drop (al tipo esperado)
- Subida masiva sin clasificar
- Clasificador sencillo
- Descarga por ZIPs selectiva por tipos
Vídeo explicativo de la gestión emails.
