La intranet corporativa: más allá del Gestor Documental

La explosión sin precedentes de innovaciones tecnológicas no sólo ha transformado la forma en que trabajamos, sino que ha cambiado también las expectativas que tenemos sobre la forma de trabajar.

Las organizaciones modernas deben ser capaces de llevar a cabo sus funciones en el espacio digital, incluyendo su comunicación, colaboración, gestión documental, gestión del conocimiento y fidelización de sus empleados. Todas estas dimensiones tienen un profundo impacto en la productividad, capacidad de innovación y competitividad de la compañía, sin importar el tamaño de ésta.

La Intranet corporativa es un ejemplo de herramienta capaz de aglutinar los canales y aplicaciones de gestión de la información de la compañía y es el instrumento óptimo para alinear a los colaboradores con los objetivos del negocio.

El puesto de trabajo digital («digital workplace») debe atender las necesidades y requisitos de un nuevo mundo laboral, aportando herramientas para gestionar un entorno digital flexible, escalable y ampliable. La fuerza de trabajo de hoy es más diversa que nunca, no sólo en edad sino en costumbres y expectativas digitales. Las compañías deben colaborar con equipos muchas veces situados en otras regiones del planeta, con otros idiomas y culturas. Los trabajadores  fuera deben acostumbrarse a trabajar en remoto y de forma descentralizada. Además, el talento es escaso y cada vez más exigente: los empleados que no puedan desarrollar sus capacidades en su ambiente laboral se sentirán subutilizados y tenderán a buscar nuevas oportunidades laborales.

En un estudio de Meghan M. Biro, de la compañía consultora TalentCulture®, publicado en CMS-Wire (6 Key Dimensions of a Digital Workplace), se describían seis (6) dimensiones que se deben contemplar a la hora de crear una Intranet corporativa como dotación necesaria del nuevo puesto de trabajo digital.

1) Gestión del conocimiento y gestión documental.

Empleando los principios de una gestión documental profesional, es posible crear una librería organizada según los departamentos o los procesos de la compañía (preferiblemente orientada a procesos), donde se almacenen y se gestionen no sólo las políticas, los procedimientos y los manuales de calidad de la empresa, sino cualquier documento operativo perteneciente a cualquier trámite de la compañía. Una vez radicados y centralizados, los documentos pueden ser editados, clasificados, indexados, comparados, archivados y, por supuesto, fácilmente encontrados por medio de un buscador corporativo.

2) Comunicación y sentimiento de comunidad.

Para satisfacer la necesidad de la nueva fuerza laboral, la Intranet debe ofrecer múltiples formas de comunicación: los empleados deben ser capaces de conectar con cualquier tipo de plataforma en cualquier momento y desde cualquier sitio. La importancia de este canal abierto y sencillo reside en el sentimiento de pertenencia a la comunidad que fomenta. La elección del tipo de canal la deberá realizar el propio empleado en función de horarios, tareas requeridas, etc.

3) Colaboración

Una Intranet efectiva debe facilitar el trabajo sin importar las barreras de tiempo o espacio. Aparte de capacidades de autoría y compartición de archivos, debemos proporcionar los medios técnicos para unir la información con las personas, creando áreas virtuales para grupos de trabajo existentes o ad-hoc, donde se puedan desarrollar nuevas ideas y proyectos. Los productos del equipo de trabajo podrán pasar posteriormente a un repositorio compartido como evidencia de una buena colaboración.

4) Conocimiento de empleados y Data mining

Este tipo de herramientas crea una nueva cultura social que permite extraer información para evaluar la calidad del contenido que se distribuye y así ayudar a otros usuarios en su trabajo. Por ejemplo, si solicitamos a los usuarios valorar las respuestas de un buscador y/o comentar cualquier contenido publicado, estaremos ayudando a otros usuarios a priorizar su información, algo importante en esta era de “caos informacional”.

5) Seguridad.

El entorno de trabajo digital que estamos creando debe disponer de potentes prestaciones de seguridad, no sólo al interior de la compañía, sino también para permitir el acceso a clientes y socios. Las características clave son autenticación segura de usuarios, aseguramiento de la identidad, prevención de pérdidas de información, recuperación de desastres, encriptación de datos y la capacidad de administrar los privilegios de acceso a los contenidos. Por otro lado, se deberá asegurar la protección de los datos personales de nuestros empleados y clientes, cuando se registren estos datos.

6) Soporte, interoperabilidad y crecimiento.

Una intranet no es un escenario que se pueda conectar y dejarlo listo. Se trata de un entorno dinámico, muy cambiante, que debe adaptarse y evolucionar según las necesidades de la organización y del mercado. Es importante que la Intranet se pueda integrar fácilmente con otras aplicaciones (interoperabilidad), algunas de ellas muy comunes, para que la información y el flujo de trabajo puedan fluir entre herramientas distintas.

Hay muchas razones para no cambiar un aplicativo o base de datos heredado y nuestra plataforma debe acomodarse a las soluciones que ya funcionan en la compañía. Además, debe aportar servicios de soporte técnico y mantenimiento que garanticen al cliente una continua actualización a las últimas tecnologías del mercado o a los cambios que pueda requerir la compañía, sin que esto suponga nuevas inversiones, que pudieran impedir realimentar el sistema.

En resumen, hoy día las empresas que disponen de una solución de gestión electrónica de documentos deben empezar a ampliar su visión para considerar su gestor documental como un componente más del ecosistema digital de su compañía, componente fundamental por ser el sustrato de la información que se maneja, pero una parte a fin de al cabo de lo que sus empleados requieren.

abox ECM dispone de herramientas y módulos complementarios que facilitan la construcción de una Intranet/ Extranet corporativa, basada en su componente base de gestión documental, de forma muy ágil y con los mínimos costos.