La solución CBOX: Gestión Documental en la Nube hecha fácil

Cada vez existen más opciones para poder realizar una gestión documental en la nube. Algunas de ellas son muy competitivas y se ofrecen en muchos países de Latinoamérica, destacando España y Colombia por el número de proveedores especializados. Eso sin hablar de los grandes líderes del mercado internacional como DropBox, Box, DocShare, etc. En este artículo nos vamos a centrar en proveedores latinos, que se acercan más a la idiosincrasia del mercado regional que tiene como denominador común el idioma español, costumbres administrativas y una base legislativa semejante.

Algunas ventajas de la nube:

• Disminución de costos – Cloud Computing ofrece ventajas a las empresas pequeñas y medianas en términos de reducción de costos. Usted paga por lo que usa.
• Escalabilidad – Usted puede ampliar sus opciones de almacenamiento y funcionalidades para cubrir sus necesidades sin problema, en lugar de tener que salir a comprar hardware o servicios adicionales que son más costosos.
• Actualizaciones automáticas – No hay necesidad de que el departamento de IT tenga que preocuparse por el pago de actualizaciones futuras en términos de software y hardware.
• Acceso remoto – Los empleados pueden tener acceso a información donde quiera que estén, en lugar de obligarlos a mantenerse en un solo lugar la mayor parte del tiempo para acceder a lo que necesitan.
• Servicio ecológico – Cloud Computing utiliza menos energía que los centros de datos tradicionales lo cual es importante para nuestra contribución al medio ambiente.
• Facilidad de implementación – No hay necesidad de implementar hardware y componentes de software que cuestan tiempo y esfuerzo de mantener.
• Rendimiento – Puede incrementar el número de usuarios y de transacciones sin apenas notar mermas en la velocidad y capacidad del servicio.
• Seguridad – Las aplicaciones en la nube ofrecen garantías de seguridad, filtros anti-intrusión y servicios de replicación que garantizan la seguridad de sus datos.

Funcionalidades más frecuentes:

Los servicios de gestión documental en la nube ofrecen todo tipo de funcionalidades. Destacamos aquí las más comunes y relevantes desde el punto de vista del usuario:

• Almacenamiento en la nube, con las opciones típicas de seguridad como backups garantizados. La cantidad de almacenamiento suele depender del número de usuarios o del plan contratado.
• Lectura y modificación directa de los documentos (en la nube), con diferentes métodos de sincronización. Algunas opciones son muy versátiles y no requieren descargar y sincronizar el documento.
• Utilidades de captura automática, desde el escritorio de Windows, por automatización de buzones de correo, por impresoras virtuales, etc. Algunos sistemas incorporan tecnología OCR y de clasificación automática de patrones.
• Asignación de permisos por bandejas, para definir qué usuarios pueden acceder a qué documentos.
• Algunas funcionalidades colaborativas, como la definición de flujos de trabajo (workflows) entre grupos de usuarios.
• Gestión de versiones, reenvío por correo de documentos, comentarios, publicación en redes sociales, etc.
• Posibilidad de compartir documentos en webs externas o Extranets, para colaborar con clientes o proveedores.
• Acceso web y desde dispositivos móviles: algunas empresas proporcionan apps para realizar consultas a documentos, aprobar ciertos documentos y revisar las tareas pendientes.

En definitiva, asistimos a una pugna entre los distintos proveedores por ofrecer más funcionalidades y más capacidad de almacenamiento al menor precio.

Limitaciones del modelo cloud:

Muchos usuarios de perfil profesional se preguntan cómo mejorar sus tareas empresariales que implican el manejo de documentos con soluciones que prometen muchas prestaciones, pero que no siempre ofrecen respuestas concretas.

Las soluciones en la nube son económicas porque se ofrecen «out-of-the-box«, es decir, el usuario debe parametrizarlas y ajustarlas a sus procesos específicos. Es difícil estimar entonces la inversión real de una implementación que podría requerir grandes esfuerzos internos y una incertidumbre sobre el éxito del resultado.

¿Me sirve una solución con tantas funcionalidades para resolver mis problemas? ¿Podré conectar las aplicaciones de gestión actuales que no están en la nube (como mi ERP) con el gestor documental? ¿Acabaré acudiendo al proveedor para que me desarrolle un proyecto a medida, costándome más el servicio «cloud» de lo que me costaría una solución «in-house»? ¿Cumple esta solución con los requisitos legales de manejo de archivos de mi país?

Son demasiadas incógnitas, todas ellas legítimas, para poder tomar una decisión con garantías. Resumamos entonces los problemas con los que nos podemos encontrar:

1. Soluciones orientadas a la funcionalidad, pero no al proceso. No se entregan procesos definidos y completos, sino que se entregan herramientas para que el cliente las personalice y ajuste a sus necesidades.
2. Soluciones genéricas para múltiples propósitos con el mínimo esfuerzo, pero que normalmente no son suficientes para un usuario profesional, por ejemplo, un profesional de archivo.
3. Soluciones ad-hoc para la administración documental, pero no especializadas para el cumplimiento de requisitos legales en materia de gestión documental, protección de datos o seguridad de la información.
4. Soluciones independientes, difíciles de integrar con otros aplicativos heredados sin un conocimiento experto en automatización de sistemas.

Solución in-house vs. modelo cloud:

Optar por una solución in-house, es decir, instalada en los servidores de la propia empresa puede ser la opción más adecuada cuando:

• Se requiere integrar el gestor documental con otras aplicaciones que no pueden estar en la nube, como ERPs, BPMs, bases de datos heredadas, etc.
• Cuando se requieren personalizaciones o desarrollos a medida que el proveedor no puede entregar como producto estándar.
• Cuando el volumen de documentos históricos es muy elevado y no compensa realizar la migración a la nube.
• Ya se ha realizado la inversión en equipos y licencias y se prefiere rentabilizar la infraestructura actual, antes de pasar a la nube.

Algunos proveedores ofrecen facilidades para migrar hacia la nube, o incluso a la inversa, empiezan en la nube y terminan «in-house». Las posibilidades son muy variadas y cada cliente es un mundo, es difícil trabajar con una idea preconcebida.

CBOX – Un modelo alternativo en la nube:

CBOX es la variante cloud de ABOX, la plataforma ECM de gestión documental profesional de Adapting. Tiene una orientación radicalmente distinta a la oferta existente: emplear las funcionalidades más avanzadas de gestión documental con objetivos empresariales muy concretos.

En lugar de ofrecer herramientas genéricas, CBOX aporta un catálogo de soluciones específicas orientadas a actividades o procesos.

Algunos ejemplos de estas actividades, limitadas en su alcance si las consideramos de forma individual, son:

1. Correspondencia oficial;
2. Registro de facturas de servicios públicos;
3. Registro de peticiones, quiejas, reclamos y felicitaciones, con control de respuestas en plazos;
4. Facturas de venta;
5. Control de documentos con vencimiento (p.ej. pólizas, certificados, licencias, etc.);
6. Apoyo a gestión comercial (generación y aprobación de ofertas).
7. Gestión de expedientes de compras y proveedores;
8. Hojas de vida laboral;
9. Contratos de compra-venta, con firmas electrónicas legalmente aceptables;
10. Gestión de proyectos en empresas de servicios.

Todas las actividades se pueden emplear de forma aislada o combinarlas en varias actividades (p.ej. correspondencia y contratos). De esta forma, las funcionalidades se ponen al servicio de un objetivo último que es resolver un problema empresarial concreto.

Con este modelo, cada empresa incrementa el número de procesos y/o de usuarios según sus necesidades concretas. Al ser un enfoque por actividad es posible contar con personalizaciones más simples e intuitivas para cada una, de forma que la necesidad de desarrollos a medida es mucho menor.

Así mismo, la necesidad de capacitar a los usuarios es más sencilla, porque todo el mundo se enfoca hacia la consecución del objetivo principal. El número de funcionalidades se va ampliando progresivamente a medida que los usuarios dominan las prestaciones básicas.

La visión de CBOX es simplificar y modelar nuevas actividades mediante el trabajo con expertos en cada uno de los procesos, partiendo de la experiencia previa de nuestro equipo consultor en automatización de procesos empresariales.