Publicación de nuevas normas de gestión documental en España

La actividad de los comités internacionales de normalización sigue siendo muy elevada, de forma que, cada pocos meses, se trasponen nuevas normas de gestión documental como normas de los países miembros de los comités de normalización. Las últimas normas que se han publicado en España son las siguientes:

• ISO 23081-2 “Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación”.
• ISO/TR 21965 IN “Información y documentación. Gestión de documentos en la arquitectura empresarial”.
• ISO/TS 16175-2 “Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 2: Guía para la selección, diseño, implementación y mantenimiento de software para la gestión de documentos”

Aún teniendo como nexo común la gestión documental, los temas que abordan estas normas son muy diversos, de hecho, son fruto del trabajo de diferentes subcomités normativos. Antes de abordar el contenido de cada una de ellas, nos vamos a detener en la diferente naturaleza de cada una de ellas. Ya por su nomenclatura, podemos observar que la primera norma es una ISO, la segunda una ISO/TR y la tercera una ISO/TS.

Las normas ISO son las más comunes y conocidas, son normas estándar, que contienen un conjunto de requisitos que recogen los puntos más importantes y genéricos a tener en cuenta.

En el caso de las ISO/TR, estamos hablando de “informes técnicos”. En el mundo de la normalización, los informes técnicos son eminentemente informativos, textos de consulta que complementan o desarrollan aspectos fundamentales de otra norma.

Por último, las normas ISO/TS son “especificaciones técnicas”. En este caso, se trata de normas que profundizan y desarrollan más en detalle los requisitos que se han plasmado en otras normas. En este caso, el ejemplo más conocido es el de la norma ISO TS16949, que se elaboró con el objetivo de desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad que otorgue una mejora continua, prestando especial interés en la prevención de errores y en la mitigación de la variación y de los residuos en la cadena de suministro del sector automotor, esto es, como una especificación de los requisitos generales de la ISO 9001 en el sector de la automoción.

La ISO 23081-2 que se acaba de publicar anula una versión anterior de 2011 con el mismo nombre. Esta norma no prescribe un conjunto de metadatos, sino que identifica un conjunto de tipos de metadatos que pueden ser utilizados para cumplir con los requisitos de la gestión de documentos (récords). en la descripción de n la nueva versión, se han actualizado los metadatos

La norma parte de un modelo genérico de metadatos, que se muestra en la imagen a continuación y que va desarrollando en cada una de sus dimensiones: descripción, relación, eventos planificados, eventos anteriores, uso o aplicación e identidad.

El informe técnico ISO TR 21965 tiene como propósito permitir a los gestores de la información de las organizaciones disponer de los requisitos a aplicar en los sistemas y procesos de gestión de la documentación.

Este informe técnico se organiza en cuatro apartados que comprenden las siguientes cuestiones:

• Secciones 1-3, con la visión general del contexto, incluidas la introducción, el alcance, las referencias normativas, los términos y las definiciones.
• Secciones 4-11 exponen las perspectivas de la gestión de documentos (Récords) para los casos de “Negocio”, “Motivación”, “Información”, “Estrategia”, “Implementación” y la “Aplicación de Referencias”.
• Sección 12 – Gestión de Documentos (Récords) y el Método del Desarrollo de la Arquitectura contiene guías sobre cómo considerar la gestión documental (Récords) durante la definición de los procesos de arquitectura empresarial.
• Anexos relacionadoso con las secciones 4-12.

 

Por último, la especificación técnica ISO TS 16175 – 2 es una guía que debe servir de referencia a la hora de seleccionar, diseñar, implementar y mantener un software de gestión documental. En primer lugar, se debe aclarar que la especificación técnica no está pensada para ser aplicada exclusivamente para los softwares específicos de gestión documental, sino, en general para cualquier aplicación que, entre otros gestiona los documentos, como pueden ser los gestores de contenidos o los sistemas genéricos transaccionales (por ejemplo, los ERPs).

La norma arranca con la definición de los requisitos de alto nivel, generales que se han tomado como punto de partida y que están alineados con la norma ISO 15489 – 1:

1. Software debe soportar la gestión de los documentos como parte central de la gestión del negocio.
2. Software que maneja los records digitales debe mantener un enlace persistente con el contexto de negocio con el que esté relacionado.
3. Software que gestiona los records digitales debe ser capaz de capturar los metadatos, de la forma más automatizada posible.
4. Software debe ser amigable / usable y permitir la captura y alta de récords de forma sencilla.
5. Software debe favorecer la interoperabilidad de forma permanente en el tiempo, entre plataformas y tecnologías.
6. Software debe disponer de la funcionalidad de importación y exportación masiva de datos.
7. Software debe almacenar los records en un entorno seguro.
8. Software debe soportar la disposición de los records de una forma gestionada, sistemática y auditable.
9. Software debe estar construido preferentemente sobre reglas abiertas, robustas y tecnológicamente neutras.

La norma repasa todo el proceso de implementación del software, desde el análisis previo de la propia organización (nivel de madurez tecnológica y de gestión, partes interesadas,…), la metodología a emplear, la determinación de los requisitos funcionales (especificaciones técnicas), la configuración del nuevo software, la migración de datos de otros entornos, los planes de formación y capacitación de los usuarios por niveles, hasta los requisitos de la posventa y la mejora continua de la plataforma elegida.

De entre todas las cuestiones que se abordan, destacamos la identificación de las partes interesadas, dividiéndolas en internas y externas a la organización:

Las partes interesadas internas serían:

— Gestores del Proyecto: que no es necesario que posean experiencia específica sobre gestión documental, pero que deberán especializarse y formarse para ello;

— Profesionales de las tecnologías de la información: que serán los responsables del despliegue técnico del software y de la asistencia a los usuarios finales, entre otras cuestiones;

— Consultor Senior: con un alto conocimiento de las estrategias de la dirección de la organización, así como del cumplimiento del cronograma del proyecto, entregables, presupuesto, etc.

— Responsables de las unidades de negocio: que deberán asignar recursos propios en determinadas fases del Proyecto, especialmente para la validación final de los procesos reflejados en el software de gestión documental, así como las cuestiones relativas a la usabilidad y sencillez en el manejo del software;

— Expertos jurídicos: requeridos para asesorar en las negociaciones contractuales del Proyecto, así como para los requisites legales a cumplir por la propia plataforma;

— Usuarios representativos de las unidades de negocio: requeridos para realizar pruebas con el software y evaluar las funcionalidades que les atañen.

Las partes interesadas externas incluyen:

— Clientes o consumidores que pueden verse afectados por el cambio que supone la implementación del nuevo software;

— Proveedores de servicios de negocio, que tendrán que interactuar con los cambios introducidos en la organización;

— Auditores u otros profesionales proveedores de servicios, que puedan requerir un acceso independiente a la nueva plataforma software.

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