Software AtoM

Resumen:

AtoM es una solución de software desarrollada por encargo del Consejo Internacional de Archivos a la empresa Artefactual Systems (www.artefactual.com) de Canadá, que lo diseñó especialmente para la descripción archivística basada en normas internacionales. AtoM es el acrónimo de Acceso a la Memoria – Access to Memory”. Es un software web-based de código abierto y descarga gratuita lo que puede significar una buena oportunidad para los archivos de Colombia -y la región-, interesados en fortalecer sus proyectos de sistematización con el fin de poner sus fondos de manera integrada y normalizada para consulta en línea.

Ambiente Web

AtoM puede ser accedido desde cualquier lugar que tenga una conexión a internet. El usuario final contará con todas las funcionalidades del sistema mediante el cumplimiento de requisitos mínimos y un navegador web estándar. Basta sincronizar las instalaciones por equipo; instalar AtoM una vez y acceder a los fondos documentales  desde cualquier sitio.

Código abierto

El código fuente de AtoM es liberado bajo una licencia GNU General Public License (GPL A-3.0) que ofrece la posibilidad de estudiar, modificar, mejorar y distribuir la herramienta, para la comunidad interesada en preservar y difundir sus fondos documentales. En la página www.accesstomemory.org se encuentra disponible la documentación respectiva.

Basado en estándares

AtoM se desarrolló por encargo y con el apoyo del Consejo Internacional de Archivos para proporcionar y facilitar una adecuada adopción de las normas internacionales de descripción archivística. La funcionalidad de AtoM integra  la descripción de instituciones (ISDIAH); la descripción de funciones (ISDF); el control y registro de autoridades (ISAAR-CPF-); y la descripción de documentos a través de ISAD(G).

Propuesta de una solución nacional y regional

Resulta interesante pensar en la posibilidad de un trabajo unificado para que muchas instituciones archivísticas del país (Colombia), y muchos países de la región, pudieran acceder con facilidad a la explotación y uso del software AtoM, que con fines de difusión, obliga una adecuada descripción, a la vez que permite la vinculación  de muchos repositorios, que con valiosa información documental, ven frustrada la posibilidad de exponer la documentación, especialmente por la falta de recursos humanos, tecnológicos y financieros.

En la línea de propósito de las normas de descripción  internacionales, es sabido que se diseñaron, entre otros, con un objetivo de generar compatibilidad que permita el intercambio de información archivística entre entidades que custodian documentos. Bajo esta perspectiva de uso, AtoM representa una alternativa inmediata, técnica y de bajo costo para apoyar el desarrollo de iniciativas de integración de sistemas de Archivo: Tenemos la documentación; las entidades poseen la formación técnica para describirlos; y, finalmente, disponemos del software que permite el acceso y la integración!

Utilizar una estructura normalizada para la descripción de archivos trae inmersa una  compatibilidad directa que beneficia la integración de fuentes de diverso origen, dotados de la posibilidad de poner en línea y servir de forma masiva los importantes testimonios y los  recursos informativos que custodian los archivos. La invitación es para reunir los requisitos técnicos y disponer de recursos logísticos y financieros, que auspiciados por un organismo interesado y competente, pongan en práctica esta importante oportunidad de acceso y protección de  los materiales de archivo, en significativo volumen y con costos de inversión reducidos. El escenario para comenzar: los archivos históricos!

Es evidente que AtoM no está diseñado para cubrir un programa de gestión automatizado de documentos de Archivo. Su enfoque se direcciona como solución informática para documentos que requieren ser descritos y puestos en servicio con fines y objetivos de investigación. De ahí el escenario para trabajar con documentos históricos.

Integrar en un portal unificado distintas fuentes de información documental, descritas todas en un marco de actividad normalizada con estándares de uso internacional, beneficia doblemente la propuesta para Archivos Históricos: de una parte, es aplicable de forma inmediata a los documentos que gozan de valor permanente ya que la estructura de datos de AtoM -por estar basada en estándares internacionales de descripción-, la hace prácticamente diseñada para documentos en esta fase del ciclo de vida documental; y de otra, porque al estar los documentos descritos con una misma estructura compatible, es posible integrar un sistema nacional, regional o local de fuentes de información archivística, todas con posibilidad de intercambio, uso y explotación de la información de interés.

De esta propuesta los más beneficiados serán los usuarios que de forma centralizada podrán, no solo consultar, sino acceder a la información -en caso de procesamiento de imágenes-, o en su defecto, disponer de un alto grado de seguridad para desarrollo del propósito de investigación que los motiva, con lo que podrán desplazarse directamente a los centros de archivos patrimoniales, con la certeza de hallar la fuente primaria, incluso con referencia de ubicación en el centro de archivo.

Leonardo Guzmán. Técnico Profesional en Ingeniería de Sistemas. Jefe de Sistemas y responsable del proyecto tecnológico del Archivo General de la Nación 1992-2004. Desarrollador de la versión a español del software Winisis de UNESCO y consultor en automatización de archivos de la OEA para América Latina. Miembro de la Comisión Ad Hoc del Consejo Internacional de Archivos que evaluó para Colombia la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G). Consultor funcional para el proyecto IBERODOC: la oficina sin papeles. Actualmente se desempeña como asesor en proyectos y planes de automatización integral de gestión de documentos.