UNE ISO 30301: Nuevo estándar para la gestión de documentos
Recientemente se ha publicado la nueva versión de la Norma UNE-ISO 30301 que establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos.
El concepto de lo que son documentos ha ido variando mucho en los últimos años. Los actuales documentos de las organizaciones pueden ser no solo ficheros en determinados formatos o documentos físicos, sino también información contenida en bases de datos o incluso recogida a través de una página web.
Además existe, tanto en el sector público como en el privado, una gran presión para garantizar la trasparencia en todas las organizaciones y ahí, una correcta gestión de la documentación que se maneja en la organización resulta fundamental.
Para dar respuesta eficaz a las necesidades de las organizaciones en la gestión documental, a finales de 2019 se publicó la nueva versión de la Norma UNE-ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se aprobó en el año 2011.
La necesidad de esta norma se ha acentuado con el paso del tiempo. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, producen información o documentos como soporte y evidencia de la realización de sus actividades.
La Norma UNE-ISO 30301 permite a las organizaciones alcanzar las siguientes metas:
- La integración de la gestión de los documentos en los procesos de negocio, de forma que, cumpliendo los requisitos legales y obteniendo el respaldo necesario para la demostración de las actividades realizadas, se eliminen los duplicados y redundancias al tiempo que se optimizan los procesos y recursos.
- La utilización y explotación de la información producidas como un activo de la organización desde el punto de vista del conocimiento acumulado, que en algunos casos puede llegar incluso a convertirse en un activo comercial o de propiedad intelectual.
La estructura y el texto de los requisitos comunes a todas las normas de sistemas de gestión de ISO han sido completamente alineados con la traducción consensuada al español. De esta forma se expresan exactamente igual que las versiones actuales de normas como las UNE-EN ISO 9001, UNE-EN ISO 14001 o UNE-EN ISO/IEC 27001. Esto debe facilitar enormemente la implantación conjunta de la UNE- ISO 30301 y otras normas de sistemas de gestión.
Los efectos de estos cambios se han traducido en una norma menos prescriptiva y más flexible. Los requisitos exigibles en una auditoría, por ejemplo, se han reducido en una cuarta parte (de 129 a 98). Las normas de sistemas de gestión son ahora mucho menos rígidas en la existencia de procedimientos documentados, entendiendo que las organizaciones determinan el tipo de documentación a generar por el propio sistema de gestión y la forma que va a adoptar para ser útil. El propósito de esta aparente simplificación es acabar con la mala práctica que confunde la implantación de una norma de sistema de gestión con la redacción de la documentación del sistema.
Entre los nuevos conceptos de gestión de documentos destaca la identificación y valoración del contexto organizativo como fuente de determinación de los requisitos de gestión de los documentos. Estos requisitos se entienden en una doble vertiente: los documentos que la organización debe crear, capturar y gestionar y cómo debe crearlos, capturarlos y gestionarlos.
Asimismo, existe una mejor organización de los requisitos operativos de gestión de documentos que se describen en el Anexo A de la norma:
- Requisitos relacionados con los procesos de gestión de documentos.
- Requisitos respecto a los instrumentos de gestión de documentos,
- Requisitos relacionados con las aplicaciones de gestión de documentos.
La norma está dirigida a organizaciones de cualquier tamaño y sector, en especial de aquellos sectores que tengan la necesidad de cumplir con unos requisitos preestablecidos que afectan a la gestión de documentos. De esta forma, está siendo muy utilizada en organizaciones del sector público, que la encuentran sumamente interesante cómo una guía para la transformación hacia la administración electrónica, donde la gestión de documentos juega un papel fundamental. También organizaciones del sector privado, con especial sensibilidad sobre el tema de la gestión de los documentos, se han sentido atraídas por los beneficios de implantar esta norma.
Extracto de la publicación UNE. Más información Aquí.
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