VALDEBEBAS gestiona toda su documentación con abox document
Valdebebas es el mayor proyecto urbanístico de la historia reciente de la Comunidad de Madrid, que surge a raíz de la reordenación de la corona norte de la capital y cuya superficie abarca más de 10,6 millones de metros cuadrados.
La gestión documental para un proyecto de estas características supone un reto importante, puesto que no sólo se debía clasificar e indexar correctamente todo el fondo documental que se había acumulado durante años, sino que, además se establecieron los procedimientos para la correcta gestión de los nuevos documentos, comenzando por el registro de entrada y salida, pasando por aquellos documentos que requieren revisión por personal autorizado y finalizando en las notificaciones y avisos de publicación de los documentos a las personas relacionadas con esos documentos.
Aprovechando la presencia de una documentalista en la organización, que ya había realizado el análisis previo de clasificación del fondo documental, se abordó rápidamente la parametrización de abox document para cumplir con los requisitos planteados. En pocos días teníamos configurado el gestor documental a la medida de Valdebebas y un par de semanas después, cargado el histórico de documentos en las carpetas (niveles) correspondientes.
La formación al personal involucrado en los distintos procesos de gestión documental se llevó a cabo en diferentes fases y ajustado a las funcionalidades disponibles para cada uno de los roles.
