Ventajas del Expediente Electrónico Único del Asociado

La presión por la rentabilidad, la eficiencia en la prestación de servicios y la debida transparencia son retos fundamentales del Sector Asociativo, obligado a innovar y modernizarse para poder cumplir con las expectativas de sus afiliados.

En consecuencia se está produciendo un interés renovado por lograr un verdadero «Expediente Electrónico Único del Asociado» a través de la implementación de sistemas de información específicos que permitan centralizar en un solo punto toda la información relevante de un asociado: sus datos de afiliación, documentos identificativos, su historial crediticio, sus solicitudes de servicio, la correspondencia y, en general, cualquier información o registro de transacción que haya tenido origen o destino en dicho asociado.

Este interés se ve reforzado en algunos países como Colombia, donde se encuentra actualmente en trámite una resolución administrativa de la Superintendencia de la Economía Solidaria (descargar resolución oficial) por la cual se obligaría a todas las asociaciones vigiladas (cerca de 12.000) a poner en práctica un Programa de Gestión Documental conforme a las directrices del Archivo General de la Nación, basado en los siguientes instrumentos:

a) Programa de gestión documental;
b) Tablas de retención documental;
c) Cuadro de clasificación documental;
d) Tablas de valoración documental y
e) Reglamento interno de archivo.

Según el artículo 6 de esta resolución, en la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales.

Cómo se implementa un Expediente Electrónico Único:

Lo primero es inventariar qué información relacionada con el asociado debe ser recogida en el expediente y en qué formato. Aquí existen varias categorías a definir:

• Datos de afiliación, algunos deberán renovarse otros serán permanentes
• Datos crediticios, normalmente se renuevan cuando se realizan nuevas solicitudes
• Correspondencia con el afiliado
• Historial de servicios, incluyendo los aprobados y los denegados
• Registros de transacciones, especialmente los ingresos y/o egresos realizados a la cédula del asociado

Para lograr un expediente único, es importante que cualquier documento sea referenciado con el código de identificación del asociado (normalmente su cédula de identidad), lo que permitirá su clasificación automática dentro de dicho expediente. Alternativamente, aquellos documentos que no estén marcados con el código de identificación deberán clasificarse manualmente dentro del expediente, como los documentos de correspondencia.

Un expediente único debe permitir conformar agrupaciones documentales de índole diversa, incorporando tanto formatos físicos (convenientemente digitalizados), como formatos electrónicos (sin necesidad de imprimirlos). Obviamente respetando los principios de orden natural y procedencia, así como garantizando técnicamente la veracidad y originalidad de la información e imágenes almacenadas.

Otro aspecto fundamental será la capacidad de generar documentos a partir de plantillas, de manera que sea posible eliminar el papel, al menos progresivamente, teniendo en cuenta que la mayoría de los formatos son producidos internamente como soporte de las transacciones realizadas o decisiones tomadas. ¿Por qué seguir generando papel en una asociación cuando la mayor parte de los documentos son de consumo interno?

Qué otras capacidades se requieren en un sistema de información:

Para poder alcanzar un «Expediente Electrónico Único» se requiere disponer de un sistema de gestión electrónica de documentos de archivo (SGEDA), capaz de gestionar toda la documentación de la entidad de una forma transversal, con la posibilidad de adicional de integrarse con otros sistemas informáticos existentes o futuros.

Recordemos brevemente las funcionalidades básicas que se necesitan:

• Ventanilla única de correspondencia (registro oficial de entradas/ salidas y digitalización)
• Repositorio virtual único y potentes buscadores
• Gestor de expedientes con workflow de trámites
• Gestión de facturas de proveedores
• Gestión de PQRs
• Gestión de pagos (comprobantes contables)
• Generador de formularios para producir documentos a partir de plantillas
• API de integración con sistema contable, facturación electrónica y otros procesos
• Gestión electrónica de los inventarios físicos (transferencias, préstamos, retención y disposición final).

Cómo abordar con garantías un proyecto Cero Papel en una asociación:

Como se ha explicado en multitud de ocasiones en este blog, conferencias, entrevistas y otras publicaciones, la clave del éxito reside en un buen diagnóstico de la situación y un abordaje por fases del proyecto. Hay que entender que en estos proyectos el principal obstáculo puede ser el factor humano, más que el tecnológico y, por ello, es importante dar pasos firmes hacia delante y obtener «victorias tempranas».

Una opción recomendable es iniciar el proyecto sin modificar el proceso actual de prestación de servicios de la entidad, pero incorporando las ventajas de la digitalización documental y la capacidad de acceso ubícuo a un repositorio único de información.

Con esta aproximación seguiremos empleando las formatos actuales (normalmente físicos), pero digitalizaremos todos los papeles generados tratando de evitar la impresión de copias cuando el documento ya se encuentre disponible en formato electrónico. Así mismo, añadiremos una ventanilla única de correspondencia en las sedes principales y trataremos de distribuir los radicados de forma electrónica, reduciendo el papel en las oficinas. Esta ventanilla contará con un escáner departamental capaz de automatizar y masificar el proceso de digitalización y una impresora de stickers para marcar cualquier documento o paquete fisico de entrada o salida.

Las solicitudes de créditos, ahorros u otros servicios, aunque se reciban en físico, se tramitarán mediante expedientes electrónicos que clasificaremos dentro del «Expediente Único del Asociado». Cada expediente será un «caso» que tendrá una serie documental asociada, con su orden esperado y sus elementos obligatorios y opcionales. Los expedientes llevarán un flujo de trámite que se ajustará al procedimiento habitual de la entidad.

Los comprobantes de pago y otros soportes de transacciones que generalmente se procesan con un software contable, podrían ser incorporadas al expediente del asociado empleando algún mecanismo que evite su impresión (impresoras virtuales, automatismos, integraciones con el ERP, etc.).

En una segunda fase se podrían suprimir los formatos físicos y pasarlos en la mayor medida de lo posible a formato electrónico. Es el momento de pensar si se requieren más integraciones con los sistemas de información de la entidad, con objeto de evitar duplicidades y pérdidas de tiempo.

En una tercera fase podremos abordar la organización del archivo físico y cumplir con todos los requisitos legales en cuanto a conservación, retención y disposición final. Es importante haber implantado las fases anteriores para reducir la acumulación de documentos y evitar el costoso proceso de digitalización de un histórico que ya no necesitamos para el trámite del día a día. En esta fase se podría modelizar y optimizar el almacén documental de la entidad, procediendo a la carga del inventario físico en el software, la destrucción de los inventarios sobrantes y la gestión electrónica de los préstamos documentales que aún se requiera realizar.

Finalmente, estaremos preparados para abrir las puertas a nuestros afiliados, recibiéndolos en una «Extranet» que conectaremos con la página web, y a través de la cual podremos tramitar electrónicamente todas las solicitudes sin necesidad de contar con la presencia del asociado. Podremos ofrecer nuevos productos y servicios puramente virtuales y podremos ser mucho más eficientes, ágiles y reducir costos internos, haciendo partícipe al asociado en los trámites necesarios.

En conclusión, las fases recomendadas serían:

1. Digitalización de los procesos físicos
2. Optimización de procesos e integración de aplicaciones
3. Archivo físico
4. Extranet del asociado

Beneficios de un proyecto Cero Papel en nuestra asociación:

Un proyecto de esta relevancia debe abordarse siempre pensando en lograr beneficios económicos en el menor plazo posible, es decir, tratando de optimizar el retorno de la inversión (ROI) necesaria. Los proyectos de gestión documental permiten ahorrar costos considerablemente con plazos de retorno entre 9 y 18 meses, según el tamaño de la organización.

Recordemos para finalizar los principales beneficios del proyecto:

1. Cumplir legislación (normatividad nacional e internacional) y/o  requisitos calidad y mejores prácticas (ISO)
2. Mejorar la gestión de la información y conocimiento, pivotando alrededor del expediente Único del Asociado
3. Automatizar procesos, mejorar la productividad interna
4. Controlar la ejecución de tareas, asignar y controlar responsabilidades
5. Reducir costos, especialmente los asociados a papel y pérdidas de tiempo
6. Beneficios medioambientales (política Cero Papel).

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Conozca algunos casos de éxito de Adapting en el sector asociativo (visite nuestra página web).

Cómo calcular el ROI en un proyecto de gestión documental (lea este artículo).

Qué un sistema de gestión electrónica de documentos de archivo (lea este artículo).